#11 Проработка информационных текстов с учетом разработанной номенклатуры

Задачи:

  • создание базы информационных текстов, скорректированных в соответствии с разработанной номенклатурой (названиями регистрируемых или уже зарегистрированных товарных знаков, товаров, услуг и направлений деятельности);
  • сбор, подготовка и упорядочивание всех контактных данных;
  • описание и фиксирование правил использования (написания) названий товарного знака, отделов, направлений, услуг, товаров, должностей;
  • финальная корректура всех информационных мате­риалов с учетом номенклатуры;
  • перевод полученных текстов на иностранные языки.

В этой главе мы рассмотрим не только вопросы корректуры текстов с учетом придуманных названий 
(не будем ограничиваться только «вписыванием» названий в пустые поля), но также технические вопросы управления текстовыми данными и их использования, которых будет довольно много практически в любой компании. В основном это касается управления собственно всеми именами и названиями, которые эксплуатируются в компании, контактными данными, а также коллекцией фактов, справочной информацией о разных аспектах деятельности компании. Все эти текстовые данные будут использоваться:

  • дизайнерами — для оформления информационных материалов, сайтов, презентаций, коммерческих предложений;
  • коммерсантами — для информационного обеспечения продаж, подготовки тендерной документации;
  • журналистами — для подготовки материалов и обзоров, связанных с проектами, деятельностью компании и ее первых лиц, ведущих специалистов;
  • специалистами по работе с персоналом — для поиска и обучения новых сотрудников.

Для разработки названия и инициации регистрации было достаточно черновых текстов, подготовленных сразу после проведения интервью. Разработанное название могло сказаться на стилистике текстовых материалов, которая, в свою очередь, способна оказать влияние на стиль графического оформления информационных материалов. На первых этапах, во время подготовки к интервью, собирались материалы фактического характера; на описываемом в этой главе этапе тоже будет собираться и упорядочиваться информация, но уже скорее технического характера. Теперь, когда появилось название, а регистрация товарного знака идет полным ходом, пришло время преобразовать черновики в тексты, готовые к применению. Эту работу было бессмысленно выполнять ранее, до разработки названий и регистрации товарного знака.

Параллельно с работой над текстами логично собирать и приводить в порядок упомянутые ранее техни­ческие материалы, например:

  • все виды контактной информации, время работы офисов, адреса;
  • имена и должности для внутренних коммуникаций и для заказа визитных карточек;
  • лицензии и сертификаты: в зависимости от специфики деятельности — либо копии, либо перечни этих документов;
  • описания услуг;
  • справочную информацию о компании;
  • упоминания в СМИ;
  • краткие или полные биографии первых лиц компании, если это важно для работы;
  • платежные реквизиты или информацию об их местонахождении;
  • адреса сайтов и электронной почты (в том числе технические);
  • технические характеристики основных (и не только) продуктов, таблицы, спецификации;
  • информацию о существенных условиях поставок;
  • отзывы и рекомендации клиентов, партнеров;
  • фотографии, иллюстрации, чертежи с описаниями;
  • материалы о сравнении с конкурентами, отличительных особенностях.

Вся эта информация требуется в ежедневной работе самым разным подразделениям.

Описываемый этап — последний на пути подготовки текстов к оформлению и публикации в открытых источниках.

Инструкции по использованию названия компании в официальных материалах

Для работы необходимо составить инструкции и правила употребления названия компании, ее товаров и услуг — правила употребления разработанной и утвержденной номенклатуры. Это важно не только для запоминаемости и узнаваемости компании. В современном мире это важно учитывать еще и с позиций рекламы в интернете и, в частности — поискового продвижения. Такие правила логично продумать и описать до начала редактирования текстов, и зачастую они понятны заблаговременно. Подготовка правил тесно связана с этапом разработки названия, но в рассматриваемом процессе один этап в любом случае плавно переходит в другой (с одной стороны) и описание условий применения незарегистрированных в качестве товарного знака названий — действие несколько поспешное, самонадеянное и не совсем оправданное (с другой стороны), ведь до начала регистрации товарного знака использование того или иного названия остается под вопросом.

Правила потребуются в будущем, когда начнут появляться новые тексты о компании, и эти правила сформируют одну из глав гайдлайнов. Правила определяют использование наименований товаров, услуг, направлений деятельности:

  • в падежах (склонения);
  • на иностранных языках;
  • названия юридических лиц и филиалов;
  • графические выделения (в кавычках, курсивом — в зависимости от языков);
  • транслитерация — что допустимо, что нет;
  • рекомендации по сокращениям и аббревиатурам или запрет на их применение в случае неблагозвучных вариантов и появления некорректных ассоциаций;
  • формирование приставок, сложных слов и индексов для маркировки продукции, названий услуг или использование названия компании как составной части в этих названиях;
  • рекомендации по частоте использования названий в заголовках документов, статей, рекламных материалов;
  • использование названий на сайтах, рекомендации для поисковой оптимизации по товарам, направлениям услуг и прочим названиям;
  • рекомендации или инструкции по наименованию отделов компании как для внутреннего, так и для внешнего использования (от указания на визитных карточках и заказа табличек на дверях в офисах компании до существенных вопросов навигации в помещениях, и не только).

Поисковый сервис «Яндекс» переименовался из Yandex’а. Представляю себе сотрудников компании, писавших официальные документы и вынужденных постоянно переключать раскладки клавиатуры, и их страдания по этому поводу. Такое «переименование» отразилось и на логотипе, который обзавелся симпатичной буквой «Я».

Подготовка контактной информации

Отдельного внимания заслуживает работа с контактной информацией. Далее — несколько моментов, на которые стоит обратить внимание.

Корректно, в соответствии с принятыми правилами, указывайте почтовые адреса, так как в повседневной жизни сотрудники их будут постоянно копировать (чаще всего с сайта или из бланка), не задумываясь о том, что там написано. Проверяйте индексы, номера домов, названия стран, городов, регионов, коды номеров телефонов, адреса электронной почты и сайтов.

Все эти адреса также разойдутся по визиткам, бланкам, папкам, блокнотам, презентациям, уйдут в подписи электронных писем, коммерческие предложения и во все остальные документы. Помните, что точность и единообразие помогут клиентам без проблем связаться с вами.

Составьте таблицу с именами, должностями, адресами почты, подразделениями и добавочными номерами для всех сотрудников. Она упростит работу дизайнера, позволит автоматизировать труд, уменьшит возможность ошибок. Это особенно актуально для больших, единовременных заказов.

В инструкции не забывайте указывать все: общие адреса электронной почты, сайты (если их больше одного, что часто случается в компаниях, занимающихся разными видами деятельности) и пояснения — когда какой адрес сайта использовать, ссылки на профили в социальных сетях и сервисах (форумы, блоги, группы, аккаунты), как называются филиалы.

Помните, что в разных странах свои форматы записи адресов. Если компания ведет работу в разных странах и регионах, рекомендую сразу готовить базу адресов с записями в корректных форматах (принятых почтой тех стран) еще на этапе проработки текстов. Большинство таких ситуаций описано в справочниках. Чаще всего речь идет о русском и английском языках, так что могу посоветовать то, с чем сам всегда работаю, — «Справочник издателя и автора» А. Мильчина и Л. Чельцовой, книги Д. Розенталя, Chicago Manual Of Style.

Контроль версий текстов

Хотя мы уже затрагивали тему контроля версий текстов, есть смысл обозначить ее чуть более детально. Даже если нам кажется, что работа с текстами завершена, рассчитывать на это несколько преждевременно: во время оформления макетов может появиться необходимость в дополнении или изменении базовых текстов. При этом, конечно, не всегда внесенные изменения будут востребованы в будущем, хотя в большинстве случаев речь идет об улучшении либо о создании альтернативных текстов (компиляций и для других аудиторий). В связи с этим вопрос контроля версий точно так же актуален, как и вопрос контроля версий графического комплекта.

Кроме непосредственно контроля версий есть еще аспект, связанный с вопросом удобства их использования. Если объем текстовой информации довольно большой, то есть смысл распределить готовые к использованию, скорректированные с учетом регистрируемых названий тексты по темам и отдельным папкам, например:

  • компания;
  • люди;
  • проекты;
  • товары;
  • услуги;
  • фотографии и аннотации к ним;
  • публикации в СМИ.

Как видно из этого примера, некоторые разделы будут пополняться интенсивно, некоторые — практически не будут претерпевать каких-либо значимых, существенных изменений. (Например, описания проектов могут пополняться дважды в месяц, товаров — два раза в год, услуги — раз в год, биографии людей — раз в пять лет, а общая информация о компании — раз в семь — десять лет, если развитие носит эволюционный, а не революционный характер.)

Документы, распределенные по группам, проще компилировать в общие презентации и под конкретные ситуации или запросы (например, составить выборку реализованных проектов для определенной индустрии). Их также удобнее редактировать по отдельности, особенно те разделы, которые часто пополняются или меняются (проекты, лицензии, фотобанк с описаниями). Если речь идет о частых компиляциях, то для типовых документов логично предусмотреть единый формат описания и придерживаться его настолько, насколько это возможно (например, для описания услуг).

На случай внесения изменений тексты рекомендуется содержать как в редактируемом виде, так и сверстанными (не редактируемыми), например в формате PDF.

В некоторых документах полезно делать списки ссылок на другие документы, которые могут быть полезными читателю и предоставлены по его запросу, — об услугах, лицензиях, ведущих специалистах и т. п., то есть сделать так, чтобы каждый документ воспринимался как минимум в контексте некоторого множества себе подобных (если он по каким-то причинам попал в руки пользователя не в составе презентации). Информация о наличии других документов может быть особенно полезной новым сотрудникам компании или заказчикам, желающим больше узнать о том или ином аспекте ее деятельности.

Результатом работы на данном этапе должны стать текстовые файлы, содержащие материалы, пригодные для публикации в изданиях, на сайтах, в презентациях, и аскетично сверстанные (не редактируемые) версии для распечатывания и прочтения (заодно для сохранения эталонного текста). Дизайнерам, которые будут оформлять информационные материалы, полезно выдавать на изучение именно аскетичные версии, так как простота оформления не будет диктовать им никакого стиля, и дизайнеры будут стремиться подчеркнуть разрабатываемым ими оформлением заложенный в тексте смысл, искать, какая форма представит его лучше всего.

О переводе текстов на другие языки

Довольно часто компании стремятся работать или уже работают с зарубежными партнерами и потребителями, которых точно так же нужно информировать о своей деятельности. Поэтому весьма актуальным становится вопрос перевода текстов.

Не будем рассматривать здесь техническую сторону перевода текстов: обычно такие задачи поручают специализированным бюро и агентствам. Хочу обратить внимание на пару нюансов:

  1. Не для всех аудиторий достаточно просто перевести текст. Продающие моменты для разных стран будут отличаться; некоторые преимущества потеряют смысл, в то время как актуальными станут другие обстоятельства. Поэтому иногда целесообразно составлять другие тексты и переводить их. Если подходить к разработке текстов как к модулям, будет проще определить, какие модули переводить, какие — нет, какие — переписать, и, таким образом, оптимизировать затраты времени и средств, добиваясь толковых, применимых к жизни результатов.
  2. Озаботиться вопросами перевода желательно до того, как дизайнеры начнут оформлять информационные материалы и тем более начнется расчет стоимости продукции. Особенно это пожелание актуально для больших объемов текстовой информации. Дело в том, что русские и немецкие тексты, например, примерно на треть длиннее английских (при сохранении смысла). То есть на каждую тысячу знаков русского текста придется примерно 700–800 знаков английского. Есть еще и особенности верстки: расстановки переносов (и их количества), плотности текста на странице и т. п. Разработать универсальный шаблон того же информационного буклета или презентации будет или очень сложно, или уйдет масса времени на адаптацию и «подгонку» (которая будет, скорее всего, заметна). Неудивительно, что это скажется на сайтах и удобстве их использования: если попробуете проанализировать практически любую программу, переведенную на русский язык, с ее английской версией, обратите внимание на то, сколь компактно и аккуратно смотрятся английские пункты меню в интерфейсах (для сайтов — навигация) именно в силу того, что слова — короче. Ну и наконец, если речь идет не об английском языке, то дизайнеру об этом надо знать заранее, так как для стилевого решения ему придется подбирать шрифт, содержащий необходимые для этого языка символы (подробнее об этом рассказано в главе про типографику).

Собрав воедино все тексты и графические материалы, гораздо проще определять стоимость производства печатной продукции. Эти вопросы мы рассмотрим в следующей главе.

Оглавление
Система Orphus
Поделиться